Réponses écrites (Avril 2026)

Question de Monsieur Nicolas Back

Madame la Bourgmestre,

Plusieurs citoyen·nes nous ont récemment contactés au sujet du déroulement des inscriptions aux cours « Sports pour tous » pour la saison 2025/2026 en cours. Les retours reçus font état de difficultés organisationnelles et de communication qui mériteraient, à notre sens, une analyse afin d’améliorer ce programme et son exécution apprécié par de nombreux habitant·es.

D’après ces témoignages, certaines personnes auraient reçu une confirmation d’inscription avec un délai relativement long après leur demande, tandis que d’autres indiquent ne pas avoir eu de réponse claire avant le début des cours. Cette situation aurait parfois créé une incertitude chez les participant·es quant à la validité de leur inscription.

Il ressort également que le nouveau système d’inscription en ligne via le site de la Ville a pu engendrer des difficultés techniques ou des interrogations chez certain·es usager·ères. Par ailleurs, des questions ont été soulevées concernant la mise à jour des listes de participant·es et la gestion des listes d’attente. Des participants n'ont par exemple pas observé une mise à jour des listes de participants à certains cours, alors que seulement la moitié des participant·es inscrit·es sont effectivement venus au cours.

Plusieurs personnes ont également suggéré que, si les cours débutent au 1er octobre, une organisation plus anticipée des inscriptions et de leur traitement administratif pourrait contribuer à une meilleure gestion pour toutes les parties concernées.

Le programme « Sports pour tous » constitue une offre importante pour la promotion de l’activité physique et du bien-être des citoyen·nes de tous âges. Dans cette optique, il semble opportun d’examiner comment son organisation administrative pourrait être optimisée.

En application de l’article 9 du règlement d’ordre intérieur du Conseil communal, je souhaite soumettre les questions suivantes au Collège échevinal :

• Pouvez-vous détailler l’organisation actuelle du processus d’inscription aux cours « Sports pour tous », notamment en ce qui concerne les délais de traitement, l’envoi des confirmations et la gestion des listes d’attente ?
• Combien d’inscriptions ont été reçues pour la saison en cours, et quel a été le délai moyen d’envoi des confirmations aux participant·es ?
• Des difficultés techniques ont-elles été constatées dans le cadre du nouveau système d’inscription en ligne ? Si oui, quelles adaptations ont été apportées ou sont prévues ?
• Comment la Ville veille-t-elle à ce que les listes de participant·es transmises aux encadrant·es soient complètes et régulièrement actualisées ?
• Le Collège échevinal envisage-t-il d’examiner des pistes d’amélioration telles qu’un calendrier d’inscription plus anticipé, une confirmation automatique lors de l’enregistrement ou encore la possibilité d’un paiement en ligne direct, afin de renforcer la transparence et la sécurité du processus pour les usager·ères ?
• Comment est-ce que l’offre des cours est-elle revue par rapport au nombre de participants ?

En vous remerciant d’avance pour vos réponses et pour l’attention portée à l’amélioration continue de cette offre, veuillez agréer, Madame la Bourgmestre, l’expression de mes sentiments respectueux,

Nicolas Back

Réponse de Madame le bourgmestre

Monsieur le Conseiller,

En réponse à votre question posée par courriel en date du 2 mars 2026 concernant les inscriptions aux cours « Sports pour tous », j’ai l’honneur de vous fournir les informations suivantes, tout en précisant qu’une partie des questions posées est identique à la question de Madame la conseillère Muller du 10 novembre 2025, à laquelle Madame l’échevin Beissel a déjà répondu oralement lors de la séance du conseil communal du 8 décembre 2025 :

Pouvez-vous détailler l’organisation actuelle du processus d’inscription aux cours 
« Sports pour tous », notamment en ce qui concerne les délais de traitement, l’envoi des confirmations et la gestion des listes d’attente ?

Le processus d’inscription aux cours « Sports pour tous » est le suivant :

• Ouverture des inscriptions selon l’ordre de priorité déterminé ;
• Traitement et contrôle des formulaires d’inscription digitaux et en version papier (ordre de priorité, signature, données manquantes, ...) ;
• Contrôle des données personnelles (nom/prénom, adresse, âge, employé VdL, etc.) ;
• Contrôle de la disponibilité du/des cour(s) demandé(s) ;
• Confirmation ou refus de l’inscription au(x) cours demandé(s) par email ou par courrier postal (selon choix du client) ;
• Validation de la confirmation, établissement et envoi de la facture par email ou par courrier postal (selon le choix du client) via la Recette communale ; 
• Paiement de la facture par le client (par virement bancaire, payconiq, … (selon le choix du client)) ;
• Après paiement des frais d’inscription dus, la participation au(x) cours est autorisée ;
• Contrôle et suivi des présences des participants au(x) cours par les moniteurs, entraîneurs, maîtres-nageurs, etc. ;
• Etablissement et gestion de listes d’attente pour tous les cours par le secrétariat « Sports pour tous » en fonction de la date d’inscription des clients ;
• Ajout de nouveaux clients, si les disponibilités du cours le permettent, tout au long de la saison et plusieurs fois par saison (exemple : 6-8 semaines après le début de la saison, en début d’année (avec de nouvelles demandes), pour la période « printemps-été », etc.).

- Combien d’inscriptions ont été reçues pour la saison en cours, et quel a été le délai moyen d’envoi des confirmations aux participant·es ?

Le Service Sports a reçu et traité environ 4.000 formulaires d’inscription depuis le début de la saison. Le délai de confirmation des inscriptions varie entre quelques jours (pour les premières demandes reçues (notamment habitants VdL), complètes, correctes et/ou confirmées par courrier électronique) et quelques semaines (pour les dernières demandes reçues (p. ex : habitants d’autres communes), incomplètes, erronées et/ou confirmées par courrier postal).

- Des difficultés techniques ont-elles été constatées dans le cadre du nouveau système d’inscription en ligne ? Si oui, quelles adaptations ont été apportées ou sont 
prévues ?

Le nouvel outil informatique de gestion des inscriptions a connu quelques difficultés technologiques lors des inscriptions en septembre 2025. Ces difficultés ont d’ailleurs été résolues rapidement sans impact quelconque sur les inscriptions introduites. Ledit outil est désormais opérationnel et sa conception a duré plus de deux ans et a évidemment nécessité plusieurs adaptations et corrections lors de son lancement. 

L’objectif principal de ce nouvel outil n’est toutefois pas de réduire les délais de notification d’inscription, mais avant tout :

- d’appliquer la nouvelle tarification « Sports pour tous » ; 

- de digitaliser et simplifier les procédures d’inscription pour les usagers ;

- de garantir une procédure financière transparente, grâce à l’émission de factures officielles via SAP, factures qui devront être réglées par les clients auprès de la Recette communale (et non plus auprès du Service Sports) ;

- de moderniser l’application, automatiser certaines démarches et en faciliter l’utilisation pour les agents du service.

- Comment la Ville veille-t-elle à ce que les listes de participant·es transmises aux encadrant·es soient complètes et régulièrement actualisées ?

Les listes de participants sont établies par le secrétariat « Sports pour tous » et envoyées par courriel aux moniteurs, entraîneurs, responsables de piscine, caissières, 
maîtres-nageurs … Aussi longtemps qu’un cours n’affiche pas complet et que le service ajoute de nouveaux clients (de même pour des personnes ajoutées des listes d’attente), de nouvelles listes sont envoyées chaque semaine respectivement pour chaque cours. 

- Le Collège échevinal envisage-t-il d’examiner des pistes d’amélioration telles qu’un calendrier d’inscription plus anticipé, une confirmation automatique lors de l’enregistrement ou encore la possibilité d’un paiement en ligne direct, afin de renforcer la transparence et la sécurité du processus pour les usager·ères ?

Il y a 12 ans, les inscriptions ne commençaient qu’avec le début des cours le 1er octobre et une priorité pour les habitants de la Ville n’existait pas. Aujourd’hui, les inscriptions commencent environ 3 semaines avant le début de la saison et la majorité des demandes des habitants de la Ville est traitée et confirmée avant le début de la saison. 

Un calendrier encore plus anticipé n’est pas possible, étant donné que le programme des cours « Sports pour tous » ne peut être établi qu’après la réception (fin juillet), le traitement et la confirmation des demandes de réservation d’infrastructures sportives des écoles et des clubs sportifs de la Ville (début août).

 Une confirmation automatique et un paiement en ligne direct des cours n’est pas encore possible. Le contrôle de toutes les données personnelles de tous les clients (habitants VdL, d’autres communes et même de l’étranger), la gestion des disponibilités des cours et des listes d’attente, ainsi que la complexité de la facturation des cours ne permettent pas pour le moment un traitement à 100% automatisé.

 La facturation des cours « Sports pour tous » a été contrôlée par le Ministère des Affaires intérieures en 2024. Il en résultait que le règlement-taxe « Sports pour tous » et son application ont été respectés. Toutefois, afin de renforcer la sécurisation, l’harmonisation et la modernisation de notre processus de facturation, et de garantir une transparence à tous les niveaux, il a été décidé, en coordination avec les services concernés, que l’ensemble des factures sera désormais établi et émis par la Recette communale de la Ville. Cette mesure permet d’assurer une gestion des recettes plus sécurisée par la Ville, tout en offrant aux usagers des modalités de réception et de paiement diversifiées. Ceux-ci auront notamment la possibilité de recevoir leur facture soit par voie postale, soit par voie électronique, et de régler leur dû par virement bancaire, par carte bancaire ou via l’application Payconiq.

- Comment est-ce que l’offre des cours est-elle revue par rapport au nombre de participants ?

Le programme « Sports pour tous » est évalué et développé constamment. Les 
12 dernières années, le règlement-taxe a été adapté deux fois, les inscriptions ont été avancées de 3 semaines, la priorité pour les habitants de la Ville a été introduite, l’inscription via Internet a été rendue possible, un nouvel outil informatique a été développé, une facturation électronique via la Recette communale introduite.  Pendant ce temps, le nombre de cours « Sports pour tous » proposés a doublé. Chaque année, le nombre de clients augmente et de nouveaux cours sont ajoutés par le Service Sports au programme existant, évidemment en fonction de la demande et dépendant des ressources disponibles (infrastructures sportives, entraîneurs/moniteurs/maîtres-nageurs, etc.).

La présente prise de position vous est adressée en vertu de l'article 25 de la loi communale modifiée du 13 décembre 1988, ainsi que de l'article 9 du règlement d'ordre intérieur du conseil communal du 13 mai 2013 tel que modifié, et vaut dès lors réponse écrite à la question posée. Elle sera publiée au compte-rendu analytique et au site Internet de la Ville.

Je vous prie de croire, Monsieur le Conseiller, à l'assurance de ma considération distinguée.

Le Bourgmestre