En 1984, le collège échevinal a décidé de regrouper les diverses collections photographiques de la Ville, donnant lieu à la création de la photothèque. Son but est de perpétuer l’aspect de la Ville dans les différentes périodes de son évolution urbanistique et de mettre ses documents à la disposition du public au moyen d’une réglementation précise.
Elle est consultée par des journalistes, éditeurs, architectes, collectionneurs, professeurs, étudiants, musées etc. et cherche toujours à compléter ses collections existantes (photographies anciennes, cartes postales etc.) par des acquisitions nouvelles aux conditions à convenir.
Les collections de la photothèque regroupent aujourd’hui environ 7.000.000 photos réalisées entre 1855 et aujourd’hui. Elles se sont constituées au fil des années par des dons, des legs, des acquisitions de fonds et des reportages commandées par la Ville et la Photothèque continue à compléter ses collections existantes par de nouvelles acquisitions.
En 2011, l’archivage électronique a été entamé. Depuis, 3.000.000 de photos ont été scannées manuellement. 250.000 entre elles ont été indexées dans une base de données. Chaque image enregistrée affiche l'année de la prise de vue, le système d’indexation fournit en plus une description détaillée de l’endroit ou du contexte de sa prise, de l’œuvre elle-même, donne des informations sur son auteur, son origine et finalement des renseignements sur le négatif et le droit d'auteur applicable. L'indexation facilite les recherches dans les archives de la Photothèque, rendant l’accès aux documents plus aisé au public, qui peut par ailleurs acquérir des copies des photos sous format papier ou numérique.
Un soin tout particulier est donné à la conservation optimale de nos documents. Par exemple, les négatifs sont archivés séparément des documents papier dans une chambre frigorifique assurant ainsi la pérennité de ce matériel fragile.
La consultation des albums sur place est gratuite pour diverses recherches. La reproduction d’images par contre est payante.
