En quoi consiste l’élimination de documents ?
Il s’agit d’une procédure qui consiste à retirer certains documents des archives pour les jeter. Ces dossiers sont éliminés parce qu’ils ne sont plus utiles pour le travail du service qui les a produits et qu’ils n’ont pas non plus d’intérêt historique ou légal.
Comment procéder à une élimination ?
Il suffit de suivre la procédure ci-dessous.
Vous trouverez ici les liens vers :
- Le bordereau d’élimination à remplir
- Un document d’aide pour remplir le bordereau
Le service archives est à votre disposition pour répondre à toute question concernant le versement ou toute difficulté que vous pourriez rencontrer dans la procédure.
Appeler le service archives ou envoyer un e-mail :
- Tom Birden – tbirden@vdl.lu, 4796-4131
- Juliette Fines – jfines@vdl.lu, 4796-3497
Pourquoi dois-je demander l’autorisation d’éliminer mes documents ?
En tant que service public, tout service de la commune est responsable de ses documents devant le citoyen. Le bordereau de destruction, ainsi que la procédure assurent la traçabilité de la décision devant l’Etat, la commune et le citoyen.
La loi sur l’archivage de 2018 dispose, à l’article 4, alinéa 4, qu’ « À défaut de contrat de coopération, les communes et les établissements publics des communes informent par écrit le directeur des Archives nationales avant toute destruction de leurs archives après l’expiration de leur durée d’utilité administrative. En cas d’opposition à la destruction de la part du directeur des Archives nationales, les archives en question sont versées aux Archives nationales. »
Il en résulte qu’aucune destruction d’archives produites par les services de la commune ne peut avoir lieu sans l’aval de la Directrice des Archives nationales.
Que faut-il éliminer ?
Si votre service bénéficie d’un tableau de tri, vous devez verser les dossiers et documents arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative et qui doivent faire l’objet d’une élimination.
Si votre service n’a pas encore de tableau de tri, l’intervention du service archives sera indispensable afin de déterminer si les documents dont vous voulez vous séparer doivent être versés ou détruits.
Procédure de destruction
- Le service versant contacte le service archives pour indiquer son intention de procéder à la destruction de documents.
- Le cas échéant, le service versant consulte le tableau de tri pour vérifier que la durée d’utilité administrative a bien été dépassée et que les documents peuvent bien être détruits.
- Le service versant sépare physiquement les documents à détruire des documents à conserver et les identifie clairement (éviter les post-it qui se décollent facilement) .
- Le service archives vient voir le fonds afin d’évaluer la nature des documents.
- Le service versant remplit le bordereau de destruction (voir le modèle ci-dessous)
- Le service archives envoie le bordereau aux Archives Nationales
- Les Archives Nationales autorisent (ou non) l’élimination
- Si l’autorisation est accordée, le service archives en informe le service versant.
- Le service versant peut alors procéder à la destruction des documents en prenant garde à leur éventuelle confidentialité.
