Qu’est-ce qu’un versement d’archives ?

Un versement d’archives est le transfert des dossiers et documents (papier ou électronique) du service qui les a produits (service versant) aux archives (service archives).

Pourquoi verser ?

Cette opération permet de faire de la place dans les locaux du service versant, tout en assurant la conservation des documents dans les meilleures conditions par le service archives.

Pour le service archives, le versement répond au besoin essentiel, dans un système démocratique, d’assurer la transparence et la responsabilité des services publics en préparant les archives pour une consultation ultérieure par le public.

Que verser ?

Si votre service bénéficie d’un tableau de tri, vous devez verser les dossiers et documents arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative et qui doivent faire l’objet d’une conservation définitive.

Si votre service n’a pas encore de tableau de tri, l’intervention du service archives sera indispensable afin de déterminer si les documents dont vous voulez vous séparer doivent être versés ou détruits.

Comment verser ?

Il suffit de suivre la procédure ci-dessous.

Vous trouverez ici les liens vers :

  • Le bordereau de versement à remplir
  • Un document d’aide pour remplir le bordereau

Le service archives est à votre disposition pour répondre à toute question concernant le versement ou toute difficulté que vous pourriez rencontrer dans la procédure.

Appeler le service archives ou envoyer un e-mail :

Tom Birden – tbirden@vdl.lu, 4796-4131

Juliette Fines – jfines@vdl.lu, 4796-3497

Procédure de versement papier

  1. Le service versant contacte le service archives pour indiquer son intention de faire un versement.
  2. Le cas échéant, le service versant consulte le tableau de tri pour vérifier que la durée d’utilité administrative a bien été dépassée.
  3. Le service versant sépare physiquement les documents à verser des documents à détruire.
  4. Le service archives vient voir le fonds afin d’évaluer la nature des documents.
  5. Le service archives donne un numéro de versement.
  6. Le service versant numérote les boîtes/classeurs à verser.
  7. Le service versant remplit le bordereau de versement (voir le modèle ci-dessous)
  8. Le service versant envoie le bordereau au service archives.
  9. Le service archives valide le bordereau (ou le renvoie pour modifications).
  10. Le service archives propose une date pour l’opération de versement
  11. Le service versant appelle le service maintenance pour l’enlèvement des boîtes.