Formulaire d'inscription

Le formulaire à remplir est disponible sur le site internet de la Ville de Luxembourg et vous permet de postuler via le portail de recrutement officiel de la Ville.

Responsable des traitements de données

Ville de Luxembourg via sa direction des ressources humaines.

Catégories de données collectées

Données relatives aux candidatures reçues, vie professionnelle :

  • Civilité, nom, prénom, photographie, sexe, date et lieu de naissance, matricule, nationalité, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles, extraits du casier judiciaire, langues pratiquées, signature.

Données relatives à la vie personnelle contenues dans les CV et les lettres de motivation :

  •  Diplômes, loisirs et intérêts.

Liste complète du formulaire d’inscription

Finalités du traitement

Gestion du recrutement :

  • Traitement des candidatures (CV et lettre de motivation, pièces justificatives),
  • Gestion des entretiens de recrutement, évaluations des candidatures et sélections.

Vous autorisez la Ville de Luxembourg à traiter et à enregistrer vos données dans une base de données et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche, pour vous contacter et traiter votre candidature.

Base juridique du traitement

Article 6.1 f) du RGPD – Les traitements sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la Ville de Luxembourg.

Personnes concernées

  • Les candidats répondant aux appels à candidature.

Source des données

Pour la gestion des candidatures, les données sont recueillies directement auprès des candidats, soit :

  • en réponse à une annonce (formulaires en ligne de candidature aux annonces ; CV et lettres de motivations annexés), diplômes et pièces justificatives y compris niveau de maîtrise des 3 langues obligatoires ;
  • par l’envoi d’une candidature spontanée par voie digitale ou par courrier postal (CV et lettres de motivations) ou par simple Email.

Pour les entretiens de recrutement, les données sont recueillies à partir d’un ou plusieurs entretiens physiques ou téléphoniques.

Durée de conservation des données

Les données relatives aux candidatures non-retenues peuvent être conservées pour une durée maximale de deux années sauf opposition des candidats.

Les données relatives aux candidatures retenues sont conservées dans le dossier personnel des agents de la Ville, conformément aux dispositions légales y relatives.

Par dérogation aux paragraphes ci-dessus, les données personnelles relatives aux candidatures à un poste d’étudiant ou à un stage ne sont conservées que pour la durée du projet en question.

Destinataires des données

Accès aux données des candidats :

  • Les membres de la Direction des ressources humaines, chargés de la mission de recrutement (données personnelles, professionnelles et administratives) ;
  • Les agents du service concerné par le recrutement (données personnelles, professionnelles et administratives) ;
  • Agent administrateur des plateformes et outils de gestion du recrutement ; le sous-traitant CTIE est susceptible d’intervenir dans la gestion de la plateforme pour transférer les candidatures digitales (ensemble des données).

Décision non automatisée et absence de profilage automatisé

Au regard du volume conséquent de candidatures traitées, la Ville de Luxembourg peut s’appuyer sur un logiciel de classement automatique, mais non pas d’évaluation ou de profilage des candidatures. Des garanties spécifiques, destinées à assurer les droits et les intérêts des candidats sont définies.

Les fonctionnalités visent essentiellement à documenter les actions effectuées par un recruteur et à classer les différents informations et documents collectés (CV, diplômes, comptes rendus d’entretiens, etc.) et l’outil permet une recherche par mots clés.

Caractère obligatoire de la fourniture des données

La fourniture des données avec un astérisque est obligatoire pour remplir les obligations de la Ville prévues notamment par le code communal et ou par le code du travail.

Transfert de données hors de l’Union européenne

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé. Le prestataire d’hébergement informatique qui intervient dans le traitement des données s’est engagé contractuellement et il apporte des garanties de sa conformité aux règles et principes de la protection des données personnelles.

Mesures de sécurité

La Ville de Luxembourg a adopté une politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) et met en œuvre conformément à celle-ci toutes les mesures de sécurité nécessaires à son respect. Des mesures organisationnelles et techniques pour sécuriser les données ont été déterminées.

Données personnelles des candidats

La Ville de Luxembourg dispose d’une Charte sur la protection des données à caractère personnel en matière de gestion des ressources humaines. Vous pouvez y accéder sur simple demande. Chaque candidat dispose du droit de s’opposer au traitement de ses données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment. Dans ce cas toutefois, votre candidature ne pourra pas être considérée.

Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données (DPO) de la Ville de Luxembourg pour toute demande d'exercice de vos droits sur ce traitement. Pour ce faire, veuillez suivre ce lien.