Traitements liés aux événements du service égalité des chances

Les informations recueillies sur base des demandes d’inscription à un évènement ou formulaire d’inscription du service égalité des chances seront enregistrées dans des bases de données utilisées par le service égalité des chances. Seules les données pertinentes et nécessaires à l’exécution de nos services sont collectées, traitées et conservées dans le strict respect du principe de minimisation des données.

Les données personnelles peuvent être communiquées au(x) intervenant(s) de l’évènement concernée afin de connaître en amont son public. Lorsqu’il s’agit d’un webinaire, les données personnelles peuvent être communiquées à un prestataire de service externe qui gère l’évènement. Les données sont susceptibles d’être partagées avec d’autres service de la Ville dans le cadre stricte de la mission assumée.

Selon le type de finalité poursuivie, les données personnelles suivantes sont collectées et traitées dans le cadre de nos activités :

• Données relatives à votre état civil et à votre identité, telles que nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité, numéro d'identification national, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, pièce d’identité, et/ou autre document administratif qui permet de vous identifier.
• Données d'identification électronique en cas d’accès à une application du CGPO, par exemple: adresse IP, cookies et adresse électronique.
• Données financières, par exemple: RIB, IBAN, informations relatives à votre niveau de rémunération.
• Données médicales, par exemple: certificat d’aptitude, certificat médical.
• Données relatives à la composition de votre ménage, telles que mariage ou forme de cohabitation, historique marital, membres de la famille.
• Données relatives à votre vie professionnelle et plus particulièrement les informations indiquées dans votre curriculum vitae. Par exemple, langues maîtrisées, qualifications professionnelles, employeur, titre et description de poste, date de recrutement, lieu de travail, certificats d'études et diplômes, etc.
• Données relatives au casier judiciaire, en lien avec le recrutement et dans les limites permises par la réglementation applicable.
• Données relatives aux réclamations et plaintes.
• Toute autre donnée personnelle que vous décidez de communiquer au personnel du service égalité des chances.

En vous inscrivant à un événement organisé physiquement, en ligne (webinaire) ou de façon hybride, par le service égalité des chances, vous êtes informé et marquez votre accord concernant le fait :

• que vous êtes susceptibles de figurer sur des photographies et/ou images vidéo prises à l’occasion de l’événement.
• que l’évènement est susceptible d’être enregistré (son et/ou image vidéo) et éventuellement diffusé, soit en live, soit après l’évènement.

Si vous entendez vous opposer à ce traitement de vos données, il est recommandé de vous manifester avant l’évènement, auprès du service en charge de l’organisation, afin de trouver, dans la mesure du possible, un moyen pour que vos données ne soient pas reproduites sur les photographies et/ou vidéos. Si l’évènement est tenu en ligne, il vous sera proposé de désactiver votre caméra et/ou votre micro.

Les photos et/ou l’enregistrement de l’évènement et le cas échéant leur diffusion, ont pour finalité la communication relative à l’évènement consistant dans la publication et/ou la diffusion dans les différents supports de communication du service égalité des chances tels que les sites internet, newsletters, périodiques de la Ville réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram), chaines sur une plateforme de partage de vidéo (Vimeo, Youtube), etc.

Compte tenu du caractère imprévisible d’internet et des réseaux sociaux, vous reconnaissez en vous inscrivant à un événement, que les publications effectuées par le service égalité des chances seront partageables par des tiers sur ces mêmes plateformes ou ailleurs, et que le service égalité des chances ne peut pas être tenu responsable de ces actes.

Autres catégories de données personnelles traitées :

• Des données d'identification personnelles qui nous permettent entre autres d'entrer en contact avec vous (par exemple: nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email).
• Des données personnelles se rapportant à votre organisation / administration / établissement public.
• Des données récoltées par vidéosurveillance et qui concernent votre image.
• Des données relatives à votre visite dans nos bâtiments en cas d’utilisation du parking (plaque d’immatriculation, heures d’utilisation d’une place par exemple).

Les finalités poursuivies sont les suivantes :

• Gestion des services assurés par le service égalité des chances
• Gestion des candidatures à travers le formulaire d’inscription
• Réalisation de statistiques pour effectuer le suivi et le pilotage des actions, la mise en oeuvre de politiques et réaliser des évaluations

• Différents services de la Ville qui interviennent dans l’organisation de l’évènement,
• Eventuellement les Autorités dans le cadre d’une obligation légale de partage qui s’impose à la Ville.