Datenverarbeitung in Zusammenhang mit Veranstaltungen des Service Égalité des chances

Die Daten, die bei Anmeldungen zu einer Veranstaltung oder über das Anmeldeformular des Service Égalité des chances (Dienststelle Chancengleichheit) erhoben werden, werden in den vom Service Égalité des chances verwendeten Datenbanken gespeichert. Unter strikter Beachtung des Grundsatzes der Datenminimierung werden nur relevante und für die Erbringung unserer Dienste notwendige Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert.

Verwaltung von Anmeldungen

Nach Übermittlung einer Anmeldung zu einer Veranstaltung oder insbesondere zu einem Wettbewerb, einer Umfrage oder einer Befragung des Service Égalité des chances werden die personenbezogenen Daten in den vom Service Égalité des chances verwendeten Datenbanken gespeichert, um alle für die Verwaltung und Weiterverfolgung erforderlichen amtlichen Dokumente zu übermitteln (wie Empfangsbestätigung, Auswahlentscheidung, Bestätigung, Ablehnung, Erinnerung).

Vorbereitung der Veranstaltung

Die personenbezogene Daten können an den oder die an der betreffenden Veranstaltung mitwirkenden Akteur(e) weitergegeben werden, damit diese(r) sich vorab ein Bild von den Teilnehmenden machen kann (können). Die personenbezogenen Daten können für ein Webinar an einen externen Dienstleister, der die Veranstaltung durchführt, übermittelt werden. Die Daten können ausschließlich im Rahmen des jeweiligen Aufgabenbereichs an andere Dienststellen der Stadt weitergegeben werden.

Weiterverfolgung der Teilnahme an der Veranstaltung

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um Anwesenheitslisten zu erstellen, die Vor- und Nachnamen der Teilnehmenden anzuzeigen, um ihnen eine bessere Orientierung im Gebäude zu ermöglichen, sowie um Unterlagen (Schulungsmaterial, Teilnahmebescheinigungen usw.) bereitzustellen.

Kategorien personenbezogener Daten und Verarbeitungszwecke

Je nach Art des verfolgten Zwecks werden im Rahmen unserer Aktivitäten folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:

  • Angaben zu Ihrem Personenstand und Ihrer Identität wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, nationale Identifikationsnummer, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ausweis und/oder andere amtliche Dokumente, anhand derer Sie identifiziert werden können
  • elektronische Identifikationsdaten beim Zugriff auf eine App des Zentrums für Personalverwaltung und Organisation des Staates (CGPO), zum Beispiel: IP-Adresse, Cookies und E-Mail-Adresse
  • Finanzdaten, zum Beispiel: Kontonummer, IBAN, Angaben zu Ihrer Vergütung
  • medizinische Daten, zum Beispiel: Eignungsbescheinigung, ärztliches Attest
  • Angaben zur Zusammensetzung Ihres Haushalts wie Ehestand oder Lebensgemeinschaft, frühere Familienstände, Familienangehörige
  • Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang, insbesondere die in Ihrem Lebenslauf enthaltenen Informationen, zum Beispiel: Sprachkenntnisse, berufliche Qualifikationen, Arbeitgeber/in, Berufsbezeichnung und Stellenbeschreibung, Einstellungsdatum, Arbeitsort, Schul- und Hochschulabschlüsse
  • Angaben aus dem Strafregister im Zusammenhang mit der Einstellung und im gesetzlich zulässigen Rahmen
  • Angaben zu Reklamationen und Beschwerden
  • alle weiteren personenbezogenen Daten, die Sie dem Personal des Service Égalité des chances freiwillig übermitteln

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, die vom Service Égalité des chances vor Ort, online (Webinar) oder in hybrider Form organisiert wird, nehmen Sie zur Kenntnis und erklären sich damit einverstanden, dass:

  • Sie möglicherweise auf Foto- oder Videoaufnahmen der Veranstaltung zu sehen sind.
  • die Veranstaltung wahrscheinlich aufgezeichnet (Ton- und/oder Videoaufnahme) und möglicherweise ausgestrahlt wird – entweder live oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Wenn Sie dieser Art der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen wollen, setzen Sie sich bitte vor der Veranstaltung mit der für die Organisation zuständigen Dienststelle in Verbindung. Diese wird nach Möglichkeiten suchen, Ihre Daten nicht auf Fotos und/oder Videos abzubilden. Wenn die Veranstaltung online stattfindet, wird Ihnen angeboten, Ihre Kamera und/oder Ihr Mikrofon zu deaktivieren.

Die Fotos und/oder Videoaufnahmen der Veranstaltung sowie gegebenenfalls deren Verbreitung dienen der Kommunikation über die Veranstaltung durch Veröffentlichung und/oder Verbreitung über die verschiedenen Medien des Service Égalité des chances. Dazu gehören unter anderem die Websites, die Newsletter, die regelmäßigen Beiträge der Stadt in sozialen Netzwerken (LinkedIn, Facebook, X, Instagram) und die Kanäle auf einer Videoplattform (Vimeo, Youtube).

Angesichts der Unvorhersehbarkeit des Internets und der sozialen Netzwerke erklären Sie sich mit Ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung damit einverstanden, dass die Veröffentlichungen des Service Égalité des chances von Dritten auf diesen oder anderen Plattformen geteilt werden können und dass der Service Égalité des chances für diese Handlungen nicht haftbar gemacht werden kann.

Weitere Kategorien von verarbeiteten personenbezogenen Daten:

  • personenbezogene Identifizierungsdaten, die es uns unter anderem ermöglichen, mit Ihnen in Kontakt zu treten (z. B. Nachname, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
  • personenbezogene Daten, die sich auf Ihre Organisation/Verwaltungsbehörde/öffentliche Einrichtung beziehen
  • Daten, die im Rahmen der Videoüberwachung erfasst wurden und Ihr Abbild betreffen
  • Daten zu Ihrem Besuch in unseren Gebäuden, falls Sie den Parkplatz nutzen (z. B. Kfz-Kennzeichen, Nutzungszeiten eines Stellplatzes).

Dabei werden folgende Zwecke verfolgt:

  • Verwaltung der vom Service Égalité des chances erbrachten Dienstleistungen
  • Verwaltung der Bewerbungen über das Anmeldeformular
  • Erstellung von Statistiken zur Überwachung und Steuerung von Maßnahmen, zur Umsetzung von Strategien und zur Durchführung von Bewertungen

Wer kann auf die verarbeiteten personenbezogenen Daten zugreifen?

Die vom Service Égalité des chances verarbeiteten personenbezogenen Daten sind nur den Mitarbeitenden zugänglich, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis von diesen Informationen haben müssen. Unter bestimmten, eingeschränkten und begründeten Umständen können diese Daten zugelassenen Dienstleistern des Service Égalité des chances sowie Behörden, die gesetzlich zum Erhalt solcher Daten berechtigt sind (z. B. Polizei- oder Justizbehörden), zugänglich gemacht werden. Alle diese Empfänger/innen sind verpflichtet, die für sie geltenden Datenschutzvorschriften einzuhalten.

Kategorien der Empfänger/innen von verarbeiteten Daten:

  • verschiedene städtische Dienststellen, die an der Organisation der Veranstaltung beteiligt sind
  • gegebenenfalls die Behörden im Rahmen einer gesetzlichen Weitergabepflicht, der die Stadt nachkommen muss

Aufbewahrungsfrist

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Darüber hinaus bewahren wir sie so lange auf, wie dies aufgrund unserer betrieblichen Anforderungen (z. B. zur Verwaltung unserer Beziehung zu Ihnen) oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist.