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L'Office social de la Ville de Luxembourg, établissement public, se propose d'engager

un assistant administratif (m/f) à plein temps en CDD pour une durée de 6 mois  avec possibilité de prolongation

Les intéressé(e)s seront engagé(e)s sous le statut du salarié.

Votre mission :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients ;
• Assister le personnel de l’Office social dans les tâches administratives.

Vos activités principales :

• Orienter les clients vers la bonne personne de contact ;
• Classer les dossiers ;
• Contacter les clients dans le contexte de leurs rendez-vous ;
• Saisir et mettre en forme des documents (lettres, procès-verbaux, …) ;
• Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
• Indexer et archiver les dossiers clients, comptes rendus de séance, ... ;
• Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements, des formations et des réunions.

Votre profil:

• Être ressortissant d'un État membre de l'Union européenne tel que déterminé par la loi du 18 décembre 2009 modifiant l'accès des ressortissants communautaires à la fonction publique luxembourgeoise;
• Faire preuve d’une connaissance adéquate des trois langues administratives, conformément aux dispositions du règlement grand-ducal modifié du 27 février 2011 fixant les modalités du contrôle de la connaissance des trois langues administratives;
• Avoir une expérience de 5 années dans une fonction similaire ;
• Avoir réussi les 5 premières années de l’enseignement secondaire ou idéalement avoir obtenu un DAP.

Compétences techniques :

• Faire preuve d'une connaissance adéquate des trois langues administratives (français, allemand et luxembourgeois), tel que défini par la loi du 24 février 1984 sur le régime des langues ;
• Avoir le sens de la communication ;
• Maîtriser les outils informatiques de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Savoir gérer un standard à ligne multiple ;
• Savoir planifier et organiser son travail de manière autonome ;
• Avoir des bonnes connaissances des règles grammaticales du français.

Compétences comportementales :

• Mettre en place et suivre des instructions et procédures ;
• Avoir le sens des responsabilités ;
• Faire preuve d’intégrité ;
• Respecter la confidentialité et le secret professionnel ;
• Être à l’aise en gestion de conflits ;
• Être autonome ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Être flexible ;
• Être rigoureux ;
• Être discret ;
• Gérer la pression ;
• Savoir gérer les clients difficiles ;
• Savoir s’adapter.

Les pièces indiquées ci-dessous sont à joindre à la candidature:

1. Lettre de motivation
2. Copies des diplômes et certificats d'études
3. Curriculum vitae détaillé renseignant les informations suivantes:
   • Nom(s) et prénom(s)
   • Numéro d’identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)
   • Nationalité
   • Adresse électronique
   • Liste des établissements d’enseignement fréquentés et leur pays d’implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)
   • Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)
   • Expérience professionnelle
   • Niveau de connaissances en langues parlées et écrites

En cas d'embauche, les documents suivants devront être fournis avant la conclusion du contrat, respectivement la nomination provisoire:

1. Copie de l'inscription au registre des diplômes prévus par la loi du 28 octobre 2016 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles (Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, 20, montée de la Pétrusse, Luxembourg)
2. Acte de naissance
3. Copie de la carte d'identité ou du passeport
4. Extrait récent du casier judiciaire (bulletin n° 3)
5. Copie de la carte d'identification de la sécurité sociale du Luxembourg (matricule),
6. Certificat d'affiliation reprenant les occupations enregistrées au Centre commun de la sécurité sociale (demande en ligne du certificat d'affiliation via le site: www.ccss.lu/certificats)

La demande devra en outre indiquer l'adresse exacte, l’adresse email et le numéro de téléphone du candidat.

Les demandes munies des pièces à l'appui requises sont à adresser par email à officesocial@vdl.lu ou par courrier à l'Office social de la Ville de Luxembourg, 24 côte d'Eich à L-1450 Luxembourg pour le vendredi, 29 janvier 2021.

Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas pris en compte.

En déposant sa candidature, le candidat (m/f) donne son accord à l’Office social d’utiliser ses données personnelles dans le cadre du processus de recrutement conformément aux dispositions du règlement européen sur la protection des données à caractère personnel (UE 2016/679).